Yhteiskuntavastuuraportti 2013

Ylläpidossa huomioidaan sekä kiinteistö että asiakkaan käyttökokemus

Senaatti-kiinteistöjen ylläpitoprosessi kehittää ja vastaa Senaatti-kiinteistöjen ylläpitotoiminnoista ja asiakkaille tarjottavista ja tuotettavista käyttäjäpalveluista, joita ovat muun muassa puhtauspalvelut, aulapalvelut, toimistopalvelut ja turvallisuuspalvelut.

Valokeilassa vuonna 2013

Ylläpitoprosessin keskeiset tavoitteet vuonna 2014

 

Kiinteistöjen ylläpito pyritään toteuttamaan optimaalisin kustannuksin volyymietu huomioiden ja saavuttamaan asetetut kulutustavoitteet.

Senaatti-kiinteistöt määrittelee kiinteistöjen ylläpitoa, investointeja ja kehittämistoimintaa salkunhallintaprosessin avulla. Prosessissa kiinteistökanta arvioidaan vuosittain, jotta toimenpiteet osataan kohdistaa oikein. Salkutuksen perusteella laaditaan keskipitkän aikavälin suunnitelmat kiinteistöjen ylläpidolle ja hoidolle sekä vuosisuunnitelma, jolla varmistetaan kiinteistöjen käytettävyys, energiatehokkuus, terveellisyys, turvallisuus ja taloudellisen arvon säilyminen.

Vuosisuunnitelmalla varmistetaan kiinteistöjen käytettävyys, energiatehokkuus, terveellisyys, turvallisuus ja taloudellisen arvon säilyminen.

 

Valokeilassa vuonna 2013

  • Ylläpitoprosessin eri osa-alueet päivitettiin asiakaskokemuksen näkökulmasta.
  • Virtuaalinen kiinteistö –kehityshanketta edistettiin ja sen tavoitteena on esittää kiinteistön käyttäjille rakennuksen energiankulutus- ja sisäolosuhdetietoja visuaalisesti mielenkiintoisella ja ymmärrettävällä tavalla.
  • Käyttäjäsähköprojektia edistettiin asiakkaiden keskuudessa, ja vuoden 2013 lopussa mukana projektissa oli 62 kohdetta.
  • Käyttäjäpalvelut tuotteistettiin ja lisäksi valmisteltiin malliasiakirjat kilpailutukseen ja sopimusaikaiseen toimintaan kertomusvuonna.

Käyttäjäsähköprojekti tuotti tulosta

Käyttäjäsähköprojektin tavoitteena on kannustaa kiinteistöjen käyttäjiä sähkönsäästöön. Kertomusvuoden tavoitteena oli projektin laajentaminen yhteensä 70 kohteeseen. Tavoitteesta jäätiin hieman, sillä vuoden 2013 lopussa oli käynnissä yhteensä 62 aktiivista kohdetta (poislukien 4 tutkimuslaitosta). Puolustushallinnon rakennuslaitoksen kanssa aloitettiin selvittäminen projektin toteutusmahdollisuuksista puolustushallinnon kohteissa.

Joulukuun 2013 lopussa käyttäjäsähkökohteiden sähkönkulutuksen lasku oli viimeisen 12 kuukauden aikana noin 4,4 prosenttia (ilman tutkimuslaitoksia).

Käyttäjäsähköprojektin internet-sivut osoitteessa www.senergia.fi uudistettiin kertomusvuonna. Sivujen tavoitteena on tiedottaa kiinteistön käyttäjiä projektin etenemisestä ja tuloksista, sekä motivoida valtionhallinnon työntekijöitä energiansäästöön.

Käyttäjäsähköprojektin jalkauttamista varten tehtiin toteutussuunnitelma.

Mittarointistrategia helpottaa energiaseurantaa

Kertomusvuonna valmistui energian- ja vedenkulutukseen liittyvä mittarointistrategia, jota toteutetaan ylläpidossa ja investoinneissa. Myös mittarointiohjeet ja -kuvaukset laadittiin.

Energiaseurantaprosessia on virtaviivaistettu muun muassa poistamalla tiedonkeruujärjestelmien päällekkäisyydet ja raporttien ajantasaisuutta ja vaikuttavuutta on parannettu.

Kumppanit mukana energiankäytön hallinnassa

Senaatti-kiinteistöjen toimintatapa kiinteistöjen ylläpidossa perustuu operatiiviseen kumppanuuteen alan palveluntuottajien kanssa. Kiinteistönhoidossa Senaatti-kiinteistöillä on viisi valtakunnallisesti toimivaa palveluntuottajaa, joiden kesken Senaatti-kiinteistöt kilpailuttaa kiinteistönhoidon. Kumppaneiden kanssa Senaatti-kiinteistöillä on käytössä palkkio-sanktio-sopimusmalli, jossa määritellään tavoitteet kokonaisenergiankulutukselle, laadulle ja käyttäjätyytyväisyydelle.

Kertomusvuonna kehitettiin Palkki-kumppaneiden kanssa kiinteistöjen energiahallintaa ja kuvattiin energiahallinnan prosessit. Kehitystyön tuloksena on päädytty siihen, että merkittävimmät Senaatti-kiinteistöjen kiinteistöt on liitetty Palkki-kumppaneiden rakennusautomaation etähallintakeskuksiin. Tavoitteena on parantaa käyttäjätyytyväisyyttä ja energiatehokkuutta.Kumppanuuden tavoitteena on syventää eri osapuolten välistä kehittämisyhteistyötä ja tehostaa toimintamalleja laadun parantamiseksi ja kustannustason hallitsemiseksi.

Käyttäjäpalvelusopimuksia yhtenäistettiin

Senaatti-kiinteistöjen käyttäjäpalvelut on tuotteistettu, malliasiakirjat kilpailutukseen ja sopimusaikaiseen toimintaan on valmisteltu. Palveluihin liittyvien laadunhallintamallien ja kannustimien kehittäminen ovat työn alla.

Yhteistyö Hanselin kanssa käyttäjäpalveluissa on jatkunut kertomusvuonna aktiivisena. Senaatti-kiinteistöjen ja Hanselin käyttäjäpalvelusopimuksia ja niiden palvelukuvauksia on yhtenäistetty muun muassa turvallisuusehtoihin, talousrikollisuuteen, kestävään kehitykseen ja sanktioihin liittyen. Uusien puitesopimusten kilpailutusta on aikataulutettu yhdessä. Asiakkaille pidettiin yhteinen käyttäjäpalvelupäivä, jossa oli myös mukana Hanselin käyttäjäpalveluiden puitesopimuskumppanit. Uusia tuotteita on kehitetty käyttämällä työmenetelmänä Workshoppia.

Puhtauspalveluiden laadunvalvontaa on kehitetty.

Ylläpitoprosessin keskeiset tavoitteet vuonna 2014

Palkkipuitesopimus kilpailutetaan

Kiinteistöhoidon Palkki IV-puitesopimus kilpailutetaan vuonna 2014. Kiinteistönhoitokumppanuudesta siirrytään ylläpitokumppanuuteen yhteistyötä syventämällä ja kehittämällä sisäolosuhteiden ja energiankulutuksen kokonaisvastuullista toimintamallia. Kiinteistönhoitoyritysten roolia energia-asiantuntijana ja sisäilma-asioiden ammattilaisena korostetaan.

Uusi etähallintasopimus

Laaditaan Senaatti-kiinteistöille etähallintakonsepti osaksi kiinteistöhoidon puitesopimusta. Etähallintakonseptia pilotoidaan nykyisissä etähallintakohteissa sekä yksittäisissä pilottikohteissa.

Laaditaan Senaatille rakennusautomaation rakennuttamisohje ylläpidon ja käytönohjauksen näkökulmasta. Ohjeessa kuvataan etähallintakonseptin vaatimukset rakennusautomaatiolle.

Mittarointistrategian jatkotyönä toteutetaan koko energianseurantaprosessin virtaviivaistaminen.

Virtuaalinen kiinteistö -kehityshanke parantamaan asiakastyytyväisyyttä

Virtuaalinen kiinteistö - kehityshankkeessa tutkitaan ja kehitetään etähallinnan toimintamalleja erityisesti sisäolosuhteiden ja asiakastyytyväisyyden näkökulmista. Hankkeessa tutkitaan muun muassa, miten kiinteistön tuottamaa tietoa voidaan hyödyntää asiakastyytyväisyyden parantamisessa, sekä millä keinoilla kiinteistön käyttäjään voidaan vaikuttaa halutun käyttäytymisen aikaansaamiseksi. Kehityshanke toteutetaan yhteistyössä Valtion teknillisen tutkimuskeskuksen, VTT:n kanssa.

20 uutta käyttäjäsähköprojektia

Tavoitteena on projektin laajentaminen yhteensä sataan kohteeseen toimintakauden aikana. Vuonna 2014 tavoitteena on käynnistää 20 uutta käyttäjäsähköprojektia.

Otetaan käyttöön perussiivousten laaduntarkkailua tehostava huoltokirja

Toteutetaan pilottina jakso- ja perussiivouksien aikatauluttaminen ja kuittaaminen huoltokirjassa Pasilan kampusalueella. Pilotissa kokeillaan ja kehitellään yhdessä parhaita käytäntöjä ja tämän jälkeen jalkautetaan toimintamalli valtakunnallisesti Senaatti-kiinteistöjen isoimpiin kampusalueisiin ja kohteisiin.

Palveluhenkilöstön koulutuksella ja tiedottamisella pyritään lisäämään huoltokirjan käyttöä puhtauspalveluissa ja täten helpottamaan kiinteistöpäälliköiden laadun ja tulosten seurantaan käytettävää aikaa.

Kehitetään Senaatti-kiinteistöille laatutasoarviointiväline, joka on helppokäyttöinen ja looginen palkkioiden ja sanktioiden peruste ja joka toimisi Senaatin ja palveluntuottajien välisenä työkaluna. Aulapalveluiden laadunvalvontaa kehitetään edelleen. Siivoajien sisäilmakoulutuksen sisällön kehittämistä jatketaan yhteistyössä palvelutuottajien kanssa ja lisätään siihen mukaan myös ympäristökoulutus. Koulutussuunnitelma aikataulutetaan kaikille alueille pidettäväksi vuoden 2014 aikana.

Sopimuksien yhtenäistäminen jatkuu Senaatissa sekä Hanselissa: turvallisuusehtojen yhtenäistäminen, harmaa talous, kestävä kehitys ja sanktiot.

Vuonna 2014 selvitetään tilaturvallisuuteen liittyvän VAHTI-ohjeistuksen vaikutuksia ja vaatimuksia ylläpitotoimintaan sekä valmistellaan tähän liittyviä tarpeellisia toimintamalleja.

Kunnossapidon hankinta-asiakirjat uudistetaan

Vuoden 2014 aikana toteutetaan kehityshanke kunnossapidon hankinta-asiakirjojen yhtenäistämiseksi ja uudistamiseksi. Hanke pitää sisällään nykyisten asiakirjojen kartoituksen, asiakirjojen yhtenäistämisen ja kehittämisen sekä Hansel-yhteistyön kartoittamisen kilpailuttamisien osalta. Samassa yhteydessä päivitetään kunnossapidon prosessikuvaus.


Avainluvut

4,4 %

lasku sähkössä käyttäjäsähkö-

projektikohteissa

 

62

aktiivista käyttäjäsähkö-projektia