Yhteiskuntavastuuraportti 2013

Kenelle Senaatti vuokraa toimitiloja?

Senaatti-kiinteistöt valtion sisäisenä sidosyksikkönä tuottaa toimitilapalveluita valtion virastoille, laitoksille ja yksiköille. Toimitiloja tarjotaan ulkopuolisille toimijoille silloin, kun valtion käytössä olevassa kiinteistössä on vapaata tilaa, jolle ei ole tiedossa valtion käyttöä. Ulosvuokrauksen osuus Senaatti-kiinteistöjen koko vuokraustoiminnan liikevaihdosta on alle 10 prosenttia (v. 2013 n. 7 %).

Vuokrasopimusmallit määrittävät vastuut ja kustannukset

Toimitilojen edelleenvuokraus

Vuokrausprosessin rooli

Tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset 2013

Tavoitteet 2014

 

Vuokrasopimusmallit määrittävät vastuut ja kustannukset

Senaatti-kiinteistöjen vuokrausehdot noudattavat kiinteistöliiketoiminnassa yleisesti käytettäviä sopimusperiaatteita. Senaatti-kiinteistöissä on käytössä periaatteiltaan kolme erilaista sopimusmallia riippuen siitä, kuinka vastuut ja kustannukset vuokralaisen ja vuokranantajan kesken jaetaan.

  1. Kokonaisvuokramallissa vuokranantaja vastaa toimitilojen ylläpidosta ja peruskorjauksista. Vuokraan sisältyy erittelemättä pääomakustannusten lisäksi tavanomainen ylläpito. Vuokramalli on tavanomainen toimistotilojen vuokraamisessa.
  2. Jaetussa kokonaisvuokramallissa vastuu tilojen ylläpidosta on sama kuin kokonaisvuokramallissa. Tässä kuitenkin vuokra on jaettu kiinteään ja muuttuvaan ylläpitovuokraan. Muuttuva ylläpitovuokra tarkistetaan vuosittain toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Malli lisää sopimuksen läpinäkyvyyttä ja antaa vuokralaiselle mahdollisuuden omalla toiminnallaan vaikuttaa ylläpitovuokran suuruuteen. Tätä sopimusmallia käytetään pääasiassa erityiskiinteistöissä.
  3. Pääomavuokramallissa vuokranantaja vastaa uudisinvestoinnista ja peruskorjauksista. Vuokralainen vastaa toimitilojen ylläpidosta. Tämä malli on käytössä pääosin puolustusvoimien kohteissa.

Vuoden 2013 aikana näistä vuokramalleista laadittiin niin sanottu Green Lease -vuokrasopimusmalli, jossa osapuolet sopivat yhteisistä toimista energian ja veden kulutuksen alentamiseksi vuosittain ja toimitilojen aiheuttamien päästövaikutusten pienentämiseksi vuokra-aikana.

Toimitilojen edelleenvuokraus

Senaatti-kiinteistöjen edelleenvuokrauspalvelu sisältää toimitilojen vuokraamisen valtiolle ja edelleenvuokraamisen valtion virastoille ja laitoksille. Senaatti-kiinteistöt voi vuokrata tiloja edelleen vuokrattavaksi muun muassa silloin kun

  • virastoille ja laitoksille sopivia valtion tiloja ei ole tarjolla,
  • paikkakunnalla on tarjolla sopivia yksityisen omistamia olemassa olevia tiloja,
  • tiloja tarvitaan väistötilaksi Senaatti-kiinteistöjen tilojen peruskorjauksen tms. syyn takia,
  • tilojen rakentamista valtion omistukseen ei pidetä taloudellisesti järkevänä tai muusta syystä tarkoituksenmukaisena, jolloin voidaan vuokrata tai hankkia leasing-sopimuksella uudisrakennettavia virastoille suunniteltuja tiloja.

Senaatti-kiinteistöillä on edelleenvuokrasopimuksia tällä hetkellä noin 100 kappaletta. Vuokrattava pinta-ala on edelleenvuokrauskohteissa yhteensä n. 180 000 m2 ja vuokratulot yhteensä noin 32 miljoonaa euroa vuodessa. Vuokrasopimusten koko vaihtelee välillä 250–25 000 m2.

Vuokrausprosessin rooli

Vuokaustominnasta vastaa Senaatti-kiinteistöjen alueorganisaatio. Vuokrasopimusneuvotteluihin, sopimusten laadintaan, sopimusaikaiseen ylläpitoon osallistuu arviolta puolet henkilöstöstä. Vuokrausprosessin tehtävänä on:

  • vuokraustoiminnan ja sopimusmallien yhdenmukaistaminen ja kehittäminen
  • asiakkaan tarpeisiin perustuvan yhteiskuntavastuullisen vuokrausratkaisun tuottaminen valtionhallinnon toimijoille
  • prosessin toiminnalla tukea työympäristö- ja toimitila-asiantuntijan roolin haltuunottoa sekä parantaa vuokraustoiminnan sisäistä tehokkuutta.

Tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset 2013

Vuokrausprosessin toiminnan keskeiset painopistealueet vuonna 2013 olivat:

  • Green Lease (GL)-vuokrasopimusmallit kattavasti olemassa ja käytössä vuoden 2013 loppuun mennessä.
  • HTH-tietopalvelun tieto on ajantasaista ja luotettavaa.
  • Vuokrausprosessin ohjeistus ja prosessikuvaukset päivitetään uusitun prosessikartan mukaisesti vuoden 2013 aikana.

Green Lease-sopimusmallit

Senaatti-kiinteistöt, kuten kaikki valtion virastot, on sitoutunut ekotehokkaan toimintatavan edistämiseen kaikessa toiminnassaan. GL-vuokrasopimuksella voidaan sopia yhdessä asiakkaan ja toimitiloihin kiinteistö- ja käyttäjäpalveluita tuottavien tahojen kanssa niistä toimista ja tavoitteista, joilla ympäristöasiat voidaan ottaa huomioon.

Vuoden 2013 loppuun mennessä laadittiin GL-sopimusmallit, jotka soveltuvat käytettäväksi monen käyttäjän kokonaisvuokrakohteissa ja pääomavuokrakohteissa. GL-sopimusmallit korostavat asiakkaan ja Senaatti-kiinteistöjen välistä yhteistyötä ja sopimusten avoimuutta. Sopimus tukee asiakkaan toimitiloja koskevaa raportointivelvoitetta.

HTH-tietopalvelun tiedon ajantasaisuus

Hallinnon tilahallinta, HTH, on tietopalvelu toimitilojen johtamiseen ja kehittämiseen. Palvelu auttaa valtion organisaatioita tilojen käytön sekä tilakustannusten hallinnassa ja optimoinnissa. Valtiovarainministeriö on nimennyt projektin koordinoijaksi ja toteuttajaksi Senaatti-kiinteistöt. HTH-tietopalvelu on puolustusvoimia, rajavartiolaitosta ja Puolustushallinnon rakennuslaitosta lukuun ottamatta otettu käyttöön. Vuokrausprosessissa laadittiin HTH-tietopalvelun kehittämissuunnitelma ja HTH-johtamismalli. Senaatti-kiinteistöjen vuokraustoiminnan ohjeistusta on tarkennettu siten, että se tukee HTH-tietopalvelun tiedon ajan tasalla pysymistä.

Tavoitteet 2014

Vuokrasopimuksen selkeyttäminen ja pelkistäminen

Yleisesti tavoitteena on, että vuokrasopimukset yksinkertaisestaan, vuokrasopimusmalleja on vähemmän ja vuokrasopimukset näyttävät aina asiakkaalle samalta. Prosessi laatii lyhyen lomakemuotoisen tiivistelmän keskeisistä kohdekohtaisista sopimusehdoista. Kaikki muut välttämättömät sopimusehdot sisällytetään ns. yleisiin vuokrasopimusehtoihin, jotka ovat hyvin pitkälle samat kaikille valtiovuokralaisille. Asiakaskuntamme ja sitä kautta vuokramallien erilaisuus otetaan huomioon tarpeellisessa määrin erillisissä liitteissä.

Taustalla ajatuksena se, että Senaatti-kiinteistöjen ollessa valtion in house -yksikkö, ei turhaa resurssia tarvitsisi asiakkaan eikä Senaatin puolella käyttää vuokrasopimuksen sisällöstä neuvottelemiseen.

HTH-tietopalvelun tieto on ajantasaista ja luotettavaa

HTH-tietopalveluun on tallennetut valtion toimitilojen ja tilankäytön tehokkuustiedot eivät kaikilta osin ole ajan tasalla, jolloin tiedon hyödynnettävyys heikkenee. Prosessissa kehitetään raportointia, koulutetaan asiakkaiden yhdyshenkilöitä ja Senaatti-kiinteistöjen asiakasvastaavia tiedon ylläpitoon ja hyödyntämiseen. Työympäristö- ja toimitilaratkaisuprojektien tueksi kehitetään työkaluja.

Edelleenvuokrauksen pelisääntöjen tarkistaminen

Edelleenvuokrasopimusten määrä on tällä hetkellä noin 100 kpl ja vuokrattu pinta-ala vajaat 200 000 m2. Edelleenvuokrausten määrä tulee lisääntymään uuden valtion toimitilastrategian painotusten mukaisesti. Toteutuneissa edelleenvuokrakohteissa on sekä tavanomaisia eri tavoin kilpailutettuja vuokratiloja että hankintalain mukaisesti kilpailutettuja toimitilavuokrauksia. Edelleenvuokrauksesta Senaatti-kiinteistöjen perimä kuukausikorvaus on 2 - 6 % sisäänvuokrasopimuksen arvosta. Edelleenvuokrauksen palvelukuvaus ja hinnoittelu tarkennetaan.


Avainluvut

7 %

liikevaihdosta on ulosvuokrauksen osuus

 

32 milj. €

vuokratuloja edelleenvuokrauskohteista