Yhteiskuntavastuuraportti 2013

Hallintomalli

Senaatti-kiinteistöt on valtionvarainministeriön hallinnonalalla toimiva valtion liikelaitos, jonka toimintaa säädellään valtion liikelaitoksista annetulla lailla ja Senaatti-kiinteistöistä annetulla valtioneuvoston asetuksella. Valtion liikelaitos toimii sidosyksikköasemassa eli ns. in house –asemassa ja tuottaa palveluja pääsääntöisesti valtionhallinnolle ja sellaisille yhteisöille, joiden toiminta rahoitetaan pääosin valtion talousarvioon otetuilla määrärahoilla.

Omavaraista vastuunkantoa

Omistajaohjaus

Senaatti-kiinteistöjen hallintoelimet

Toimitusjohtaja

Hyvä hallintotapa

Johtoryhmä ja työvaliokunta

Organisaatioyksiköt

Sisäinen tarkastus

Hyvin suunnitellut prosessit auttavat saavuttamaan tavoitteet

Tulospalkkiot kannustavat erinomaisiin suorituksiin

 

Valtion sisäisten palvelujen keskittäminen palvelukeskuksiin ja sidosyksikköasemassa toimiviin liikelaitoksiin lisää kustannustehokkuutta ja osaamista sisäisten palvelujen tuotannossa.

Omavaraista vastuunkantoa

Senaatti-kiinteistöt noudattaa toiminnassaan liiketaloudellisia periaatteita, mutta sillä on osakeyhtiöön verrattuna rajoitetumpi toimivalta.

Senaatti-kiinteistöjen omaisuus ei ole erillisvarallisuutta, vaan osa Suomen valtion varallisuutta ja valtio viime kädessä vastaa kaikista liikelaitoksen sitoumuksista. Liikelaitoksena Senaatti-kiinteistöt ei kuulu valtion budjettitalouden piiriin, vaan rahoittaa toimintansa itse. Talousarvion ulkopuolisuus, osakeyhtiömäinen toimintatapa ja taloushallinto korostavat liikelaitoksen omaa vastuuta.

"Senaatti-kiinteistöt rahoittaa toimintansa itse."

 

Asiakkaiden näkökulmasta liikelaitos on taloudellisesti ja toiminnallisesti vertailukelpoinen markkinoilla toimivien palvelujen tuottajien kanssa.

Omistajaohjaus

Eduskunta hyväksyy vuosittain valtion talousarvion käsittelyn yhteydessä liikelaitoksen keskeiset palvelutavoitteet ja muut toimintatavoitteet, päättää peruspääoman korotuksesta ja alennuksesta, antaa suostumuksen lainan ottamiseen, hyväksyy investointien enimmäismäärän ja investointeja koskevien sitoumusten enimmäismäärän sekä antaa suostumuksen takauksen antamiseen. Eduskunta voi käsitellä asioita myös lisätalousarvion yhteydessä.

Senaatti-kiinteistöjen tulosohjauksesta vastaa valtiovarainministeriö. Eduskunnan päätettyä talousarviosta, valtiovarainministeriö päättää tarkemmin Senaatti-kiinteistöjen palvelu- ja tulostavoitteista sekä tuloutustavoitteista. Valtiovarainministeriö asettaa liikelaitoksen tilintarkastajat.

Liikelaitoksen toiminnassa ja ohjauksessa noudatetaan lisäksi pääsääntöisesti valtioneuvoston valtion omistajapolitiikkaa koskevia periaatepäätöksiä sekä talouspoliittisen ministerivaliokunnan puoltamia valtionyhtiöiden toimintaa ja ohjausta koskevia periaatteita ja linjauksia, joiden valmistelusta vastaa valtioneuvoston kanslian omistajaohjausosasto.

Senaatti-kiinteistöt varautuu hoitamaan tehtäviään myös poikkeusoloissa sen mukaan kuin valtiovarainministeriö ja puolustuskiinteistöjen osalta puolustusministeriö määräävät.

Senaatti-kiinteistöjen hallintoelimet

Senaatti-kiinteistöjen hallintoelimiä ovat hallitus ja toimitusjohtaja.

Hallitus

Hallitus ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa sekä huolehtii liikelaitoksen hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä siitä, että liikelaitos toimii eduskunnan ja muiden viranomaisten päätösten ja määräysten mukaisesti. Hallitus vastaa Senaatti-kiinteistöjen kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä.

Hallituksen keskeisiä tehtäviä ovat muun muassa: talousarvioehdotusta, tulostavoitteita ja tuloutustavoitteita koskevien esitysten tekeminen ja toiminnan kehittämisestä päättäminen, toimitusjohtajan valinta ja erottaminen sekä sijaisen määrääminen liikelaitoksen lainanotosta päättäminen, liikelaitoksen merkittävistä investoinneista ja muista pitkävaikutteisista menoista päättäminen, liikelaitoksen tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä liikelaitoksen voittoa tai tappiota koskevan toimenpide-esityksen laatiminen ja toimittaminen valtioneuvoston vahvistettaviksi, kiinteistövarallisuuden hankkimisesta ja luovuttamisesta sekä valtion maaomaisuuden vuokraamisesta päättäminen, liikelaitoksen palvelujen hinnoittelun perusteista ja muista palveluihin liittyvistä yleisistä periaatteista päättäminen, liikelaitoksen hallintaan tai liikelaitoksen hallinnasta tehtävien omaisuuden siirtojen käsittelyliikelaitoksen sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta päättäminen.

Valtiovarainministeriö nimittää Senaatti-kiinteistöjen hallituksen jäsenet enintään vuodeksi kerrallaan ja määrää jäsenten keskuudesta hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Vähintään yhden hallituksen jäsenen tulee edustaa liikelaitoksen henkilöstöä. Henkilöstöä edustavan jäsenen tulee olla liikelaitoksen palveluksessa.

Hallituksen päätöksentekoon, jäsenen esteellisyyteen, hallituksen kokoontumiseen, hallituksen pöytäkirjaan ja tehtävien siirtämiseen hallitukselle sovelletaan osakeyhtiölain säännöksiä.

Toimitusjohtaja

Toimitusjohtaja johtaa ja kehittää Senaatti-kiinteistöjen toimintaa, hoitaa liikelaitoksen juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti, huolehtii kirjanpidon lainmukaisuudesta ja siitä, että liikelaitoksen varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtaja huolehtii hallituksen päätösten toimeenpanosta, noudattaa hallituksen määräyksiä sekä antaa hallitukselle tiedon liikelaitoksen toiminnan kannalta merkittävistä toimenpiteistä ja tapahtumista.

Toimitusjohtajan valitsee Senaatti-kiinteistöjen hallitus. Senaatti-kiinteistöjen toimitusjohtajana on 1.7.2012 lähtien toiminut Jari Sarjo.

Hyvä hallintotapa

Hyvä hallintotapa -ohjeistus muodostaa Senaatti-kiinteistöjen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmän sisältäen myös keskeisimmät strategiset tavoitteet. Hyvä hallintotapa käsittää ne tavoitteet, määräykset, säännöt, ohjeet ja suositukset, joiden pohjalta Senaatti-kiinteistöjä johdetaan ja Senaatti-kiinteistöissä toimitaan.

Senaatti-kiinteistöjen hallitus on määritellyt asiakohtaisuudet, joista on annettava toiminta- tai menettelytapaohjeita vahvistamalla hyvän hallintotavan sisällöllisen rakenteen. Tavoitteena on toimintatapojemme yhtenäistäminen, toimintamme läpinäkyvyyden parantaminen sekä ulkopuolisille annetavan tiedon yhtenäistäminen sekä tiedonkulun tehostaminen.

Johtoryhmä ja työvaliokunta

Senaatti-kiinteistöjen johtoryhmä käsittelee hallituksen päätettäväksi meneviä asioita, muita liiketoiminnan kannalta merkittäviä asioita ja osallistujien esiin tuomia muita asioita.

Johtoryhmän yhteydessä toimii johtoryhmän jäsenistä koostuva suppeampi työvaliokunta, jonka tehtävänä on käsitellä yleiseen hallintoon liittyviä asioita, valmistella johtoryhmälle ja hallitukselle esiteltäviä asioita sekä strategiaan liittyviä asioita. Työvaliokunta suorittaa myös johtoryhmässä sovittuja sekä hallituksen ja toimitusjohtajan antamia muita tehtäviä.

Organisaatioyksiköt

Senaatti-kiinteistöjen matriisiorganisaatio jakaantuu neljään toimialaan, operatiiviseen yksikköön, jonka alaisuudessa toimivat alueorganisaatio ja investointi-ja rakennuttamisyksikkö, sekä viiteen palveluyksikköön.

Sisäinen tarkastus

Senaatti-kiinteistöjen sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoimintaa, joka on luotu tuottamaan lisäarvoa Senaatti-kiinteistöille ja parantamaan sen toimintaa.

Sisäinen tarkastus tukee Senaatti-kiinteistöjä tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien sekä riskienhallinnan tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen.

Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on selvittää toimivalle johdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä suorittaa hallituksen määräämät tarkastustehtävät. Sisäinen tarkastus avustaa valvonnasta vastuullisia sen varmistamisessa, että Senaatti-kiinteistöissä:

  • riskit on tunnistettu ja hallittu asianmukaisesti
  • taloudellinen ja operatiivinen informaatio on luotettavaa
  • henkilöstö noudattaa ohjeita, määräyksiä ja säädöksiä
  • resursseja käytetään tehokkaasti ja omaisuus on turvattu
  • projektien ja ohjelmien tavoitteet saavutetaan ja toiminta on tavoitteiden ja päätösten mukaista
  • laatua ja jatkuvaa parantamista edistetään johtamisprosessissa
  • laeista ja asetuksista toiminnalle tulevat vaatimukset tunnistetaan ja niihin reagoidaan asianmukaisesti.

Sisäisen tarkastuksen yksikkö toimii hallinnollisesti toimitusjohtajan alaisuudessa. Sisäisen tarkastuksen vuosittaisen toimintasuunnitelman hyväksyy hallitus. Tarkastustehtävät suoritetaan pääosin projekteina ja niiden toteuttamisessa käytetään apuna ulkopuolista palveluntoimittajaa. Sisäinen tarkastus raportoi toimitusjohtajalle ja hallitukselle.

Hyvin suunnitellut prosessit auttavat saavuttamaan tavoitteet

Senaatti-kiinteistöjen toimintakulttuuri rakentuu yhteisten prosessien varaan. Prosessien tehtävänä on kehittää liikelaitoksen toimintaa ja yhteisiä toimintatapoja asetettujen tavoitteiden saavuttamisen varmistamiseksi. Yhteiskuntavastuullisuus muodostaa toiminta-alustan kaikkien prosessien toiminnalle. Prosessit myös seuraavat toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Kukin organisaatioyksikkö vastaa osaltaan siitä, että toiminta on sovittujen toimintatapojen mukaista ja että asetetut tavoitteet saavutetaan.

Prosessit on jaettu strategisiin ohjausprosesseihin ja operatiivisiin prosesseihin. Kunkin prosessin toimintaa johtaa tehtävään nimetty johtaja. Strategiset ohjausprosessit linjaavat toimintaperiaatteita, joiden mukaan operatiivisia toimintaprosesseja kehitetään.

Strategisen tason ohjausprosesseja ovat:

  • Asiakkuudenhallinta
  • Salkunhallinta
  • Toimittajuudenhallinta. Vuoden 2014 alussa hankintatoimen ohjaus- ja kehittämistehtävistä vastuun ottaa hankintatiimi.
  • Strategisia ohjausprosesseja koordinoi strategia, kehittäminen ja tiedonhallinta -yksikkö


Operatiivisia prosesseja ovat:

  • Vuokrausprosessi
  • Ylläpitoprosessi
  • Tilaratkaisuprosessi
  • Investointiprosessi
  • Operatiivisia prosesseja johdetaan operatiivisessa yksikössä, joka on myös vastuussa toiminnan laadusta.

Lisäksi toimintaa ohjaavat yksiköiden vastuulla olevat kilpailukykyä ylläpitävät palveluprosessit sekä myyntiprosessi.

Tulospalkkiot kannustavat erinomaisiin suorituksiin

Senaatti-kiinteistön henkilöstölle maksetaan kuukausipalkkaa, joka perustuu tehtävän vaativuuteen ja siinä suoriutumiseen. Johdolla on sopimuspalkat. Kuukausipalkan osia ovat rahapalkka ja mahdolliset luontoisedut (puhelin- ja/tai autoetu). Senaatti-kiinteistöjen johdolla ei ole tavanomaisista työsuhde-eduista poikkeavia etuuksia eikä lisäeläkejärjestelyjä.

Koko henkilöstö, johto mukaan lukien, kuuluu tulospalkkiomallin piiriin. Tulospalkkioiden maksamisen edellytyksenä on tavoitteena olleen Senaatti-kiinteistöjen vuokrakatteen saavuttaminen. Henkilökohtaisen palkkion suuruuteen vaikuttavat muun muassa asiakkaiden tyytyväisyys, toiminnan kannattavuus ja muiden tehtävän mukaisten tavoitteiden saavuttaminen. Esimiehillä yhtenä tavoitteena on oman yksikön henkilöstön näkemys esimiestyön laadusta ja kiinteistöpäälliköillä energiatavoitteiden toteutuminen. Tulospalkkio voi olla enintään yhden kuukauden palkan suuruinen. Toimitusjohtajan tulospalkkio voi olla enintään kolmen kuukauden palkan suuruinen.

Lisäksi hyvästä suorituksesta voi saada kertapalkkion. Yleensä kertapalkkion perusteena on poikkeavan hyvä suoritus esim. asiakkaalta saatu hyvä palaute, projektin onnistuminen tms.

Palkitsemista kehitetään tiiviisti yhdessä työntekijäjärjestöjen kanssa. Palkkausjärjestelmän kehittämisryhmä muun muassa hyväksyy tehtävien vaativuudet ja kehittää palkkausjärjestelmää.

Toimitusjohtajan irtisanomisaika on kuusi kuukautta ja irtisanomiskorvaus on kuuden kuukauden palkka. Johtoryhmien jäsenten irtisanomisaika määräytyy työehtosopimuksen mukaisesti.

Eläkkeet määräytyvät Valtion eläkelain mukaisesti eli senaattilainen voi omalla päätöksellään jäädä vanhuuseläkkeelle 63-68 vuoden välillä.

Johdolle maksetut palkat ja palkkiot vuonna 2013


2013 kiinteä osa 2013 muuttuva osa 2012 kiinteä osa 2012 muuttuva osa
Toimitusjohtaja 2013 227 303,33 0 96 120 0
Muut johtoryhmien jäsenet (15 hlöä yhteensä) 1 726 788,09 98 873 1 590 009 94 956
Yhteensä 1 954 091,42 98 873 1 686 129 94 956





         

Kiinteä osa sisältää kuukausipalkan, luontaisedut (auto- ja puhelinetu) ja lomarahan. Muuttuva osa on tulospalkkio.

Nykyinen toimitusjohtaja aloitti 1.7.2012. Vuoden 2012 toimitusjohtajan palkka ja palkkio käsittää ajanjakson 1.7. - 31.12.2012.