Yhteiskuntavastuuraportti 2013

Toimitilaosaaminen valtiolle yhdestä paikasta

Senaatti-kiinteistöt tuottaa valtionhallinnolle toimitilat ja niihin liittyvät palvelut tehokkaasti ja vastuullisesti valtion kokonaisetu huomioiden. Valtion kokonaisedun toteutuminen tarkoittaa Senaatti-kiinteistöjen ja asiakkaiden tiivistyvää yhteistyötä toimitilojen kehittämisessä, tarpeen mukaisessa tilankäytössä ja energiatehokkuuden parantamisessa.

Senaatti-kiinteistöjen palvelut kattavat laajasti toimitiloihin liittyvät tarpeet aina tilojen vuokrauksesta strategisen tason asiantuntijapalveluihin. Senaatti-kiinteistöjen periaatteena on, että asiakas voi saada toimitiloihin liittyvän osaamisen ja palvelut keskitetysti yhdestä paikasta.

"Senaatti-kiinteistöjen tehtävänä on toimia koko valtiohallinnon työympäristö- ja toimitila-asiantuntijana"

 

Vuonna 2013 syvennettiin osaamista ja otettiin tärkeitä kehitysaskeleita

  • Senaatti-kiinteistöt on edelleen vahvistanut toimintaansa valtion työympäristö- ja toimitila-asiantuntijana.
  • Valtionhallinnon toimitilakustannussäästöjen aikaansaaminen oli vuoden keskeisimpiä tulostavoitteita.
  • Asiakkaiden tilatehokkuuden parantaminen myös tärkeä tavoite kuin myös valtion oman toimitilakannan tehokas käyttö.
  • Toimitilastrategian kiteytys-tuotetta ”Strategiapokkaria” valmistui tarkasteluvuonna kaksi kappaletta ja tuotetta kehitettiin edelleen.
  • Vuonna 2012 alkanutta tilaratkaisuprosessia ja sen mittareita kehitettiin edelleen.
  • Haukka- turvakartoituspalvelu kehitettiin ja tuotteistettiin asiakkaiden toimitilaturvallisuusvaatimusten selvittämiseksi.

Senaatti-kiinteistöjen palvelut:

Senaatti-kiinteistöt tarjoaa asiakkailleen toimitilojen lisäksi monipuolisen valikoiman toimitiloihin liittyviä palveluita aina toimitilojen vuokrauksesta strategisen tason asiantuntijapalveluihin. Liikelaitoksena Senaatti-kiinteistöt tarjoaa palveluitaan liiketaloudellisin periaattein.

Periaatteena on, että asiakkaat voivat halutessaan ostaa toimitiloihin liittyvän osaamisen ja palvelut keskitetysti yhdestä paikasta.

Asiantuntijapalvelut – kun katsomme kokonaisuutta

Senaatti-kiinteistöjen tehtävänä on toimia koko valtiohallinnon työympäristö- ja toimitila-asiantuntijana. Tässä roolissa keskeisessä osassa ovat Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijapalvelut, joissa Senaatti-kiinteistöt toimii johdon strategisena kumppanina ja tukee organisaatioita strategisissa muutos- ja kehitystarpeissa.

Senaatti-kiinteistöjen tarjoamat asiantuntijapalvelut jakautuvat seuraaviin palvelukokonaisuuksiin:

  • Strateginen toimitilajohtaminen
  • Työympäristön kehittäminen
  • Tilanhankinta ja vuokraus
  • Tilanhallinta ja ympäristö

Palvelut kattavat niin yksittäiset työympäristön kehittämisprojektit, tilanhankinnat markkinoilta, valtakunnallisten toimitilaverkostojen konseptoinnit, toimitilastrategian laatimiset, toimitilajohtamiseen liittyvän konsultoinnin sekä tarvittaessa toimitilojen edelleenvuokrauspalvelun.

Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijapalveluiden avulla asiakkaat ovat saavuttaneet merkittäviä kustannussäästöjä toimitiloissa, henkilöstön tyytyväisyys on lisääntynyt sekä asiakaskokemus parantunut.

Konkreettista yhteistyötä asiakkaiden kanssa

Kertomusvuonna asiantuntijapalveluita tuotettiin usealle eri asiakkaalle. Toimeksiantoja oli kaiken kaikkiaan lähes sata.

YM – Ympäristöministeriön uudet toimitilat sovittiin toteutettavaksi Aleksanterinkadulla sijaitsevaan kohteeseen. Senaatti-kiinteistöt neuvotteli sopimuksen ja edelleenvuokraa tilat ympäristöministeriölle. YM:n uuteen työympäristöön siirtymistä Senaatti-kiinteistöt tukee uudella muutosjohtamisen palvelullaan. Uuden tilaratkaisun ansiosta tilankäyttö tehostuu lähes 40 %:lla ja vuosivuokra alenee n. 220.000 eurolla.

TEM – Työ- ja elinkeinoministeriön uusien tilojen pilotointia jatkettiin ja Aleksanterinkadun tilaratkaisusta tehtiin sopimus. TEM keskittää toimintansa neljästä osoitteesta kahteen osoitteeseen. Tilankäyttö tehostuu tällä hankkeella n. 20 %.

TULLI – Tullin uuden työympäristökonseptin mukainen toimitilaratkaisu sovittiin toteutettavaksi Pasilan Virastokeskukseen. Tulli keskittää kaikki pääkaupunkiseudun toimintonsa 10:stä osoitteesta saman katon alle. Muuton arvoidaan tuovan vuokrasäästöjä runsaat puoli miljoonaa euroa vuodessa.

TE-toimistojen toimipisteverkoston uudistaminen käyntiin Uudellamaalla. Tehty toimitilakartoituksia, muutosvalmennuksia, projektinjohtopalveluita sekä sisustussuunnittelua.

KKV – Kilpailu- ja kuluttajaviraston yhdistyttyä samaksi organisaatioksi vuoden alusta ratkaistiin viraston uusi työympäristö valtion vuokravastuilla olleisiin eläkevakuutusyhtiön omistamiin tiloihin Helsingin Hakaniemessä.

Senaatti-kiinteistöjen vuonna 2012 kehitetyn Toimitilastrategian kiteytyspalvelun eli ”Strategiapokkarin” mukaisia toimitilastrategioita toteutettiin THL:lle ja Trafille.

Alkuvuonna allekirjoitettiin vuokrasopimukset Hakaniemi-Sörnäisten alueelle tulevasta Verokampuksesta. Yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen kanssa suunniteltiin tilajärjestelyjä, joita tehdään ennen kampuksen toteutumista.

Rikosseuraamuslaitokselle on tehty Lintulahteen työympäristöratkaisu, jossa toimitilojen määrä puolittui. Rikosseuraamuslaitos ja Senaatti-kiinteistöt tekivät asiantuntijapalveluja koskevan yleissopimuksen toimitilaratkaisuista.

Oikeusministeriölle valmistui kertomusvuonna toimitilastrategia ja tekeillä on toimitilajohtamisen käsikirja.

Käyttäjäpalvelut - vastuussa päivittäisistä toiminnoista

Senaatti-kiinteistöt tarjoaa toimitilojen käyttäjäpalvelut asiakkaille yhden luukun periaatteella, minkä ansiosta asiakkaat voivat suunnata resurssinsa ydintehtäviensä suorittamiseen ja sitä kautta toimintansa tehostamiseen. Senaatti-kiinteistöt tuottaa käyttäjäpalveluita erityisesti toimitilakampusalueilla ja monen käyttäjän virastotaloissa.

Palvelujen kilpailuttaminen yhteisesti usealle käyttäjälle on tehokasta, tuo mittakaavaetuja ja säästää resursseja. Palveluiden keskittämisellä saavutetaan yleensä suoria kustannussäästöjä, minkä lisäksi palveluiden tuottaminen keskitetysti mahdollistaa palveluiden kestävän hankinnan ja kehittämisen sekä ympäristönäkökulman huomioimisen yhteistyössä palvelutuottajien kanssa. Myös palveluiden sisällön muuttaminen kesken sopimuskauden asiakkaan tarpeiden muuttuessa pyritään järjestämään joustavasti.

Senaatti-kiinteistöjen käyttäjäpalvelut ovat:

  • Aula- ja turvallisuuspalvelut
  • Toimistopalvelut
  • Kokous- ja ravintolapalvelut
  • Puhtauspalvelut 

Kertomusvuonna käyttäjäpalveluita tuotettiin usealle asiakkaille eri puolilla Suomea, muun muassa Pasilan ja Kuopion kampuksen puhtauspalvelut, Senaatti-kiinteistöt hoiti palvelujen kilpailuttamisen ja sopimusasiakirjat asiakkaan puolesta.

Valtioneuvosto-kampuksen toimitilojen ja yhteisten palveluiden kehittämistä on suunniteltu sekä toteutettu siihen liittyviä toimenpiteitä, muun muassa käyttäjäpalveluiden keskitetty hankinta.

Kaikki palvelut yhdellä sopimuksella - tiivistä yhteistyötä Hanselin kanssa

Palveluiden kilpailuttamisessa sekä palveluiden laadun kehittämisessä Senaatti-kiinteistöt toimii yhteistyössä Hansel Oy:n kanssa. Kiinteä yhteistyö on esimerkki valtiohallinnon sisäisestä kumppanuudesta, jonka tavoitteena on lisätä konsernihyötyjä.

Senaatti-kiinteistöt ja Hansel järjestivät kertomusvuonna asiakkaille yhteisen Toimitilapäivän, jonka teemana olivat harmaan talouden torjunta, tietoturvallisuus toimitilojen näkökulmasta ja palveluinnovaatiot.

Valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaisesti valtio pyrkii vähentämään julkisen sektorin aiheuttamaa ympäristökuormitusta ja ilmastovaikutuksia.

Käyttäjäpalveluiden hankinnassa ja kilpailutuksessa Senaatti-kiinteistöt ja Hansel ottavat huomioon palveluiden elinkaarikriteerit. Tähän liittyen ympäristönäkökohtia kehitetään jatkuvasti esimerkiksi puhtauspalveluiden hankinnoissa.

Vuoden 2013 aikana harmaan talouden torjuntaan liittyviä seikkoja on otettu entistä enemmän huomioon Hanselin puitesopimuskilpailutuksessa, palvelukilpailutuksissa sekä sopimuksissa palveluntuottajien kanssa.