Yhteiskuntavastuuraportti 2013

Kumppanuus toimittajien kanssa

Senaatti-kiinteistöjen palvelutuotanto perustuu kumppanuuteen ja verkostoitumiseen palvelutoimittajien kanssa. Kumppanuuksien tavoitteena on tukea Senaatti-kiinteistöjen asiakaspalvelua, liiketoimintaa ja kasvattaa tuottavuutta.

Valokeilassa vuonna 2013

Kumppanitoimittajien määrä kasvoi hieman

Hankintojen sähköistäminen edistyi suunnitelmien mukaisesti

 

Valokeilassa vuonna 2013

  • Kumppanuuksien määrä lisääntyi edellisvuodesta.
  • Tavoitteiden mukaisesti kertatoimittajien määrä väheni, vaikka pysyikin edelleen suurena.
  • Edistettiin hankintojen sähköistys -projektia ja verkkolaskutusta.
  • Verkkolaskuja vastaanotetaan tällä hetkellä 75 % kaikista laskuista (65 %).

Senaatti-kiinteistöt käyttää hyväkseen kattavia kumppanuusverkostojaan projekteissa, joissa tarvitaan ulkopuolista osaamista. Tarkoituksena on varmistaa palvelun laadun jatkuva paraneminen ja asiakaslähtöisyyden syventäminen.

Kumppanuusverkostojen rakentamisessa nojaudutaan puitesopimuskumppanuuteen, jossa varsinainen sopimuksellinen toiminta kilpailutetaan ja kumppanuutta yritysten välillä rakennetaan puitesopimustasolla. Puitesopimukset mahdollistavat pitkäjänteisemmän kumppanuuden rakentamisen.

Palvelujen hankinnoissa Senaatti-kiinteistöt tekee tiivistä yhteistyötä Hansel Oy:n kanssa ja hyödyntää Hanselin kilpailuttamia palveluntarjoajia. Senaatti-kiinteistöillä on itse kilpailuttamia kumppanitoimittajia muun muassa kiinteistökehityksessä, kiinteistöjen hoidossa, rakennuttamisessa, työympäristökehittämisessä sekä oikeuspalveluissa. Erityisesti pitkäjänteistä työtä on tehty kiinteistöhoidon kumppaneiden kanssa, josta on kerrottu tarkemmin Kiinteistöjen ylläpito-osiossa.

"Pidempiaikaisten kumppanuuksien tavoitteena on ylläpito- ja investointitoiminnan parempi laatu sekä kustannustehokas toiminta."

 

Kumppanitoimittajien määrä kasvoi hieman

Vuonna 2013 kumppanitoimittajia oli 58 (54 kappaletta). Näiden operatiivisten kumppanuuksien ja puitesopimusten tavoitteena on kattaa kaikki lukumäärältään ja rahavirraltaan merkittävät hankinnat ja vähentää kertatoimittajien määrää.

Senaatti-kiinteistöjen kumppanuudet ovat pääosin operatiivisia 2-4 vuoden välein kilpailutettavia puite- tai vuosisopimuksia, jotka ovat sekä valtakunnallisia että alueellisia.

Pidempiaikaisten kumppanuuksien tavoitteena on muun muassa ylläpito- ja investointitoiminnan parempi laatu sekä kustannustehokas toiminta. Kaikki kumppanit koulutetaan sopimuskauden alussa hyödyntämään Senaatti-kiinteistöjen toimintamalleja ja järjestelmiä. Lisäksi vuosittain pidetään tarvittaessa kehityskokouksia toiminnan edelleen kehittämiseksi.

Kertomusvuonna järjestettiin kumppaneille muun muassa talousrikollisuuden torjuntaan ja hankintalainsäädäntöön liittyviä koulutuksia

Senaatti-kiinteistöjen kertatoimittajien määrä on edelleen suuri, mutta se pieneni hieman edellisvuodesta. Senaatti-kiinteistöillä oli kertomusvuonna yhteensä noin 4100 (4200) toimittajaa, joista kertatoimittajia oli noin 1400 (1500). Rahavirrasta 80 % syntyy noin 200 toimittajan laskutuksesta.

Hankintojen sähköistäminen edistyi suunnitelmien mukaisesti

Senaatti-kiinteistöt on kertomusvuonna kehittänyt hankintatoimintaansa muun muassa edistämällä hankintojen sähköistämistä. Hankintatoimen sähköistämisellä parannetaan hankintatoimen ohjattavuutta, lisätään läpinäkyvyyttä sekä tehostetaan hankintaan liittyvien toimintojen ja asiakirjojen hallintaa. Toiminnot sisältävät muun muassa sähköisen kilpailuttamisen, sopimustenhallinnan, tilaamisen ja toimittajuudenhallinnan.

Kertomusvuonna tehtiin muun muassa toimittajuudenhallintajärjestelmän määrittely- ja kehitystyötä.  Järjestelmä otetaan käyttöön vuoden 2014 aikana.

Hankintatoimen johtamismalliin tehtiin myös muutoksia. Toimittajuudenhallintaprosessi lakkautettiin, ja vuoden 2014 alussa hankintatoimen ohjaus- ja kehittämistehtävistä vastuun ottaa hankintatiimi.